De Belgische overheid overweegt een mildere aanpak voor ondernemingen die in 2026 nog niet volledig klaar zijn voor de verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B). Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen in België hun facturen elektronisch versturen en ontvangen via een erkend kanaal, zoals Peppol banqup.com. Deze verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen, van zelfstandigen en micro-ondernemingen tot grote bedrijven met eigen ERP-systemen.
De invoering van e-facturatie is geen vrijblijvende digitaliseringsoptie, maar een wettelijke verplichting. Bedrijven die niet tijdig aan deze verplichting voldoen, riskeren boetes. Voor een eerste overtreding bedraagt de boete 1.500 euro, voor een tweede 3.000 euro en voor een derde 5.000 euro. Bovendien kan een niet-correct uitgewisselde factuur via Peppol als ongeldig worden beschouwd, wat kan leiden tot het niet-aftrekbaar zijn van de btw. Dit heeft financiële gevolgen voor zowel de verzender als de ontvanger. Foute of niet-afgeleverde facturen kunnen ook betalingsvertragingen en discussies over geldigheid veroorzaken, wat de cashflow van een onderneming negatief beïnvloedt .
Ondanks de naderende deadline en de duidelijke sancties, blijkt dat veel bedrijven nog niet volledig voorbereid zijn op deze overstap. De overheid erkent de uitdagingen die de implementatie van e-facturatie met zich meebrengt, vooral voor kleinere ondernemingen en bedrijven die al in financiële moeilijkheden verkeren.
Achtergrond van de verplichting
De verplichting tot e-facturatie in België is een gevolg van Europese goedkeuring en heeft als doel de administratieve lasten te verminderen, de btw-inning te verbeteren en fraude te bestrijden. Het systeem vereist dat facturen gestructureerd elektronisch worden uitgewisseld, wat betekent dat ze niet zomaar als pdf-bijlage mogen worden verstuurd, maar via een gestandaardiseerd formaat zoals Peppol efactuur.belgiube.
De overheid heeft een toolkit en FAQ's beschikbaar gesteld om bedrijven te helpen bij de voorbereiding op e-facturatie. Hierin worden vragen beantwoord over wie onder de verplichting valt, welke software nodig is, en wat te doen als leveranciers of klanten niet klaar zijn .
Ondernemingen in moeilijkheden
De discussie over mildheid is vooral relevant voor ondernemingen die al kampen met financiële problemen. Een onderneming wordt als "in moeilijkheden" beschouwd wanneer er signalen zijn zoals een aanhoudende daling in omzet of winst, structureel onvoldoende inkomsten om lopende uitgaven te dekken, een groeiende schuldenlast, of moeite met het verkrijgen van nieuwe leningen crivitslegal.be.
De Kamer voor Ondernemingen in Moeilijkheden (KOIM), ingebed in de ondernemingsrechtbanken, speelt een rol in het ondersteunen van bedrijven die hun financiële gezondheid moeten herstellen. Bedrijven kunnen door de KOIM worden opgeroepen als ze bijvoorbeeld hun sociale zekerheidsbijdragen, btw of bedrijfsvoorheffing niet betalen, of bij beslaglegging door een deurwaarder interius.be. Voor deze bedrijven kan de extra last van het implementeren van een nieuw facturatiesysteem een aanzienlijke uitdaging vormen.
De Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO FEB) benadrukt het belang van preventie en ondersteuning voor bedrijven, niet alleen op het gebied van e-facturatie, maar ook bij andere uitdagingen zoals langdurige arbeidsongeschiktheid van werknemers vbo-feb.be. Deze bredere context van bedrijfsuitdagingen draagt bij aan de overweging om flexibeler om te gaan met de handhaving van de e-facturatieverplichting in de beginfase.
De exacte invulling van deze mildere aanpak en de duur ervan zijn nog niet volledig gespecificeerd, maar de intentie is om bedrijven de nodige ademruimte te geven om zich aan te passen aan de nieuwe regelgeving zonder direct geconfronteerd te worden met zware sancties, vooral wanneer zij al met andere problemen kampen.